Автоматизация бизнес-процессов улучшит ваш бизнес, если сделать все грамотно.
Если вы только начали интересоваться темой автоматизации бизнес-процессов, то вот несколько примеров того, что можно автоматизировать: выставление счетов, ведение клиентской базы, адаптация и обучение сотрудников, формирование документов. По сути автоматизируются все процессы связанные с рутинной работой: уведомления, напоминания, утверждения и пр. Все эти задачи перекладываются с плеч сотрудников на компьютерную систему, которая:
- Не болеет
- Работает 24/7
- Не увольняется
- Экономит время и деньги
Автоматизация процессов высвобождает время для вас и вашей команды, чтобы вы смогли сосредоточиться на работе, которая действительно приносит результат и продвигает вас вперед к достижению поставленных целей.
Давайте рассмотрим основные причины заниматься автоматизацией:
1. Операционная эффективность
Рассмотрим на примере отдела продаж. Помимо обязанностей по привлечению клиентов и заключению договоров сотрудник вынужден заниматься сопутствующей административной работой. Например: подготовка договора, выставление счета, своевременный обзвон потенциальных клиентов, ведение клиентской базы, ведение базы дебиторской задолженности, подготовка отчетов и это далеко не весь перечень задач. Это проблема — в некоторых компаниях такая работа занимает до 70% рабочего времени продавца. Переведите это в деньги: Сколько вы переплачиваете з/п? Сколько за это время можно заключить еще договоров, сколько вы теряете заказов?
А теперь представьте, если все эти задачи будет решать не сотрудник, а система. Высвобожденное время отдел продаж направит на заключение большего количества сделок и повышение профессионализма. Это позволит снизить зависимость от сотрудников, которые должны разбираться во всем. Вам не нужен сотрудник понимающий в юридических аспектах составления договоров или с аналитическим складом ума, для подготовки отчетов. Это будет делать система.
2. Точность
Сколько вам обходятся ошибки при ручном управлении процессами?
Когда в компании все ведется в ручном режиме, то влияние человеческого фактора максимально. При таком подходе ошибки неизбежны. В первую очередь страдает аналитика, скорость сбора информации, а также достоверность данных. При этом вы на основании такой аналитики принимаете стратегические решения. Ошибки на этом уровне могут привести к необратимым последствиям.
Автоматизация бизнес-процессов снижает вероятность того, что сотрудник допустит ошибку (система за этим следит), забудет позвонить клиенту или вообще проигнорирует обращение. Отчеты при этом формируются либо автоматически, либо по щелчку мыши в считанные секунды.
3. прозрачность
Автоматизация бизнес-процессов дает полное понимание как на самом деле функционирует ваша компания. Вы можете отслеживать, что делают ваши сотрудники в режиме он-лайн и какова результативность каждого. Это позволяет оптимизировать вашу команду с течением времени и в целом повысить эффективность работы.
4. ускорение работы
Прозрачность процессов и оперативность получения аналитики также дает большие возможности для решения проблем в компании. Вы выявите проблемы до того, как они возникнут. Поскольку вы заранее знаете о ситуации которая может возникнуть, вы можете решить ее, выделив больше временных ресурсов или привлекая дополнительных сотрудников. А сокращение времени выполнения заказа поможет вам выполнить более крупные заказы или обработать большее их количество, повысить лояльность клиентов и увеличить оборот компании.
5. Удовлетворенность сотрудников
Сотрудники, которые ставят перед собой амбициозные цели и стремятся вырасти профессионально негативно относятся к задачам не связанным напрямую с их обязанностями. Когда вы устраняете эти задачи с помощью автоматизации бизнес-процессов, вы даете им больше времени заниматься профессиональными делами, что в свою очередь повышает удовлетворенность сотрудников. Это позволяет привлечь и удержать в своей команде талантливых специалистов. Компании с высокопрофессиональными сотрудниками гораздо легче увеличить доход, по сравнению с другими организациями.
6. Повышение лояльности клиентов
Ваши клиенты также выигрывают от автоматизации бизнес-процессов. Изменения в системах, ориентированных на сотрудников, отразятся на взаимодействии с клиентами. Им не нужно объяснять каждый раз одно и тоже при обращении в компанию, вся история взаимодействия сохраняется в CRM-системе. Любой сотрудник сможет оперативно помочь клиенту. Согласитесь, гораздо приятнее звонить в компанию, где к вам обращаются по имени отчеству и в курсе, что вы заказывали и какой у вас вопрос.
Плюс, клиенты сталкиваются с более счастливыми сотрудниками, которые мотивированы, чтобы помочь им.
Автоматизация бизнес-процессов — это необходимость
Мир изменился и на сегодняшний день автоматизация бизнес-процессов это необходимость, а не привилегия крупных компаний. В итоге вы освобождаете время и упрощаете многие процессы. Это означает, что эти изменения окупаются. Начните совершенствовать все сферы своей деятельности, определив возможности для внесения изменений и внедрения автоматизации.
