Довольно часто возникает необходимость в заведении новых сделок в Битрикс24. Это бывает необходимо когда вы внедрили Битрикс24 и нужно всю наработанную базу клиентов внести в crm, тогда эта потребность будет разовой. А бывает и так, что вам предоставляют лиды в exel таблицах и нужно постоянно вносить их большими партиями.
Вручную вносить — то еще удовольствие)) поэтому в Битрикс24 предусмотрена функция импорта.
И в целом все просто, скачал шаблон и загрузил, но как и во многих функциях Битрикс24 здесь есть свои особенности. Поэтому давайте разберемся, как правильно импортировать сделки, лиды, компании и контакты в ваш Битрикс24, чтобы избежать ошибок и не разочароваться в вашей crm!
Содержание
Общий порядок импорта в crm Битрикс24
Общая последовательность действий выглядит так: создаем файлы шаблонов для каждой сущности, при необходимости указываем привязку сущностей друг к другу, после этого делаем импорт каждого файла. Сущности в данном случае — это контакты, компании, сделки или лиды.
Важно помнить, что если вам необходимо связать сущности между собой, то нужно загружать файлы в следующем порядке: сначала компании потом контакты, потом сделки. Лиды через импорт ни с чем не связываются.
Вообще полезно понимать, как между собой взаимосвязаны сущности в crm:
Контакты (частные лица или сотрудники компаний) и Компании (юр лица и ИП) — это ваши клиенты, а Лиды и Сделки это потенциальные и реальные договоры/взаимоотношения вашей компании с клиентами. Поэтому сначала в crm должны появиться клиенты, а уже потом взаимоотношения с ними. Все логично!)
Как осуществляется привязка разберем чуть ниже.
Подготовка файлов для импорта
Переходим в нужный раздел, нажимаем шестеренку и выбираем пункт с импортом в формате csv.
В нашем случае показан раздел Контакты:
В открывшемся разделе лучше не мудрить и воспользоваться шаблоном файла, который предлагает Битрикс24.
Опции можно не менять, за исключением одной: «Импортировать реквизиты». Нужно поставить галочку, если вы собираетесь импортировать контакты вместе с реквизитами, если нет — оставьте пустой. После этого скачиваем шаблон по ссылке «Скачать».
Скачанный файл лучше открыть с помощью «Exel» от Microsoft или с помощью программы «Calc» от Libre Ofice. Вы должны увидеть что-то такое:
Каждый столбец в данной таблице — это поле в карточке сущности в вашем Битрикс, в данном случае карточки контакта. Лишние столбцы-поля лучше удалить, чтобы не ошибиться при заполнении данных. Но при этом в каждой сущности есть обязательные поля, при отсутствии которых система не даст вам загрузить данные.
Обязательные поля для импорта контактов в Битрикс24:
- Фамилия или Имя
- Реквизит: Шаблон
- Реквизит: Название
- Реквизит (Россия): Адрес – тип
- Банковский реквизит: Название
Обязательные поля для импорта компаний в Битрикс24:
- Название компании
- Реквизит: Шаблон
- Реквизит: Название
- Реквизит (Россия): Адрес – тип
Обязательные поля для импорта лидов в Битрикс24:
- Название лида
Обязательные поля для импорта сделок в Битрикс24:
- Название сделки
- Реквизит: Шаблон
- Реквизит: Название
- Реквизит (Россия): Адрес – тип
- Банковский реквизит: Название
Файлы-шаблоны для остальных сущностей скачиваются аналогично в соответствующих разделах.
Компании и контакты можно загружать в двух вариантах: с реквизитами или без.
При загрузке с реквизитами обязательными становятся столбцы со словом «Реквизит».
После того как все данные внесены, нужно правильно сохранить файл, выбрав формат: «CSV(разделители — запятые)(*.csv)».
Импорт в Битрикс24 из файлов csv (Exel)
Итак, файлы подготовили, переходим к импоту.
В загрузочном файле контактов и сделок, есть столбец «Компания» — это то поле через которое контакт и сделки привязываются к компании. В нем указываем названия компаний с которыми хотим установить связь. Также загрузочном файле сделок есть еще столбец «Контакт» — оно служит для привязки сделок к контактам.
Выполним загрузку на примере компаний:
Переходим в раздел «Компании» нажимаем шестеренку и выбираем пункт «Импорт компаний». В открывшемся окне выбираем наш файл, можно сразу выбрать кодировку «Windows-1251» и поставить галочку «Импортировать реквизиты» (если файл содержит реквизиты).
После этого нажимаем «Далее» и в открывшемся окне проверяем правильно ли сопоставились поля, если нет — вносим правки.
В следующем окне, если вы используете платный тариф либо демо-режим, можно выбрать, что нужно сделать с дубликатами:
Если импорт осуществляется без реквизитов, то уникальность компаний можно проконтролировать по названию, телефону и e-mail, если импортируете с реквизитами, то дополнительно будут доступны поля: ИНН, ОГРН, ОГРНИП и Расчетный счет. Также будет предложено, что сделать с дубликатами, если они есть.
Если импорт завершился успешно, то система выдаст результат — сколько новых добавлено, сколько заменено и т. п. Если будут ошибки — Битрикс сообщит, что нужно исправить.
Итого импортировано 6 компаний без ошибок.
Теперь нам нужно импортировать контакты и привязать их к компаниям. Поэтому в файле для импорта контактов в колонке «Компания» указываем название компаний, которое должно строго совпадать с названием указанным в Битрикс24.
Файл будет выглядеть примерно так:
Дальше все аналогично, в итоге получим корректно привязанные контакты:
Сделки импортируются и привязываются аналогично. Для привязки сделок можно использовать две колонки: «Контакты» и «Компании», в зависимости от того кому вы оказываете услуги:
Здесь также нужно помнить о том, что для корректной привязки сделок к контактам или компаниям нужно, чтобы название строго соответствовало названию в crm Битрикс24.
ВАЖНО! Иногда компании имеют одинаковое название, хотя ИНН у всех разный. Когда вы импортируете контакты или сделки, то в поле «Компания» для привязки сущностей, можно указать только название компании. При этом указать ИНН, чтобы дополнительно идентифицировать компанию нельзя. Поэтому привязка может произойти некорректно. Чтобы избежать такой ситуации можно название компании в Битриксе указывать в формате: «название (ИНН…)». Тогда все компании будут уникальны и ошибок не будет.
Итог
Надеюсь статья была полезна и вам удалось сэкономить немного времени на выполнении рутинных операций. Если что-то было не понятно или не хватило информации — пишите в комментарии с радостью доработаю статью!)
