Ускорить и облегчить работу с задачами в Битрикс24 можно с помощью шаблонов задач.
Шаблоны задач можно использовать в случаях когда приходится ставить одни и те же задачи с какой-то периодичностью. Например, раз в месяц нужно, чтобы ответственный сотрудник не забыл заказать воду, оплатить интернет, телефонию, совершить какие-то прочие периодические действия.
Использовать шаблоны задач в Битрикс24 можно при постановке задач вручную, либо настроить автоматическую постановку.
Содержание
Как создать шаблон задач в Битрикс24
Для того, чтобы создать шаблон задач в Битиркс24 нужно перейти в раздел «Задачи и проекты» > «Шаблоны«
Дале нажимаем «Добавить«.
В открывшемся окне заполняем все необходимые поля и настраиваем нужные нам опции:
Сроки по задаче лучше указывать, хотя бы примерные, т. к. задачи без срока обычно сотрудниками выполняются в последнюю очередь или не выполняются совсем. Также задачи будут попадать в отчет занятости по задачам только в случае, если сроки в задачах заполнены.
Регулярная постановка задач
Небольшую автоматизацию задач можно настроить, если поставить галочку «Сделать задачу регулярной«
Настройки интуитивные и очень гибкие, можно настроить регулярность постановки в по дням, неделям, месяцам и годам.
По настройкам повторений доступны три варианта:
- Нет даты окончания — задача будет создаваться бесконечно
- Дата окончания — задача перестанет ставиться после наступления указанной даты
- Завершить после n повторений — задача поставится указанное количество раз
Главное правило — настраивайте регулярность, только, если действительно задача повторяется из раза в раз. Если попытаться настроить автоматизацию всех задач без разбора, потом больше времени уйдет на чистку просроченных задач и отключение автопостановки шаблонов задач.
Дополнительные настройки шаблона задач в Битрикс24
В разделе «Дополнительно» можно привязать создаваемую задачу к проекту или разделу CRM.
Пользовательские поля в задачах доступны на тарифе «Профессиональный».
Учет времени позволит включать таймер и учитывать затраченное время по задаче.
Теги можно использовать для дополнительного удобства при фильтрации задач.
Связанные задачи можно указать, если создаваемая задача будет связана с другими, уже поставленными, задачами (ни разу не пользовался в шаблонах данной опцией, даже не могу привести пример).
Сделать подзадачей — также используется для создания связей между задачами, если есть какие-то сложные, то ставить сразу с разбивкой на более мелкие (подзадачи).
Настройка прав доступа, тут всего 2 варианта:
- Чтение — сотрудник сможет только ставить задачи по шаблону
- Полный доступ — сотрудник сможет вносить изменения в шаблон, создавать копии и ставить задачи
Как поставить задачу по шаблону
Итак, шаблон мы создали, теперь нужно им воспользоваться.
В разделе «Шаблоны задач», выбираем нужный шаблон и нажимаем на три полосочки слева от названия шаблона и в выпадающем меню выбираем пункт «Поставить задачу по шаблону».
По шаблонам это все, если что-то упустил — пишите в комментарии!