Как добавить шаблон задач в Битрикс24

Ускорить и облегчить работу с задачами в Битрикс24 можно с помощью шаблонов задач.

Шаблоны задач можно использовать в случаях когда приходится ставить одни и те же задачи с какой-то периодичностью. Например, раз в месяц нужно, чтобы ответственный сотрудник не забыл заказать воду, оплатить интернет, телефонию, совершить какие-то прочие периодические действия.

Использовать шаблоны задач в Битрикс24 можно при постановке задач вручную, либо настроить автоматическую постановку.

Содержание

Как создать шаблон задач в Битрикс24

Для того, чтобы создать шаблон задач в Битиркс24 нужно перейти в раздел «Задачи и проекты» > «Шаблоны«

Дале нажимаем «Добавить«.

В открывшемся окне заполняем все необходимые поля и настраиваем нужные нам опции:

Сроки по задаче лучше указывать, хотя бы примерные, т. к. задачи без срока обычно сотрудниками выполняются в последнюю очередь или не выполняются совсем. Также задачи будут попадать в отчет занятости по задачам только в случае, если сроки в задачах заполнены.

Регулярная постановка задач

Небольшую автоматизацию задач можно настроить, если поставить галочку «Сделать задачу регулярной«

Настройки интуитивные и очень гибкие, можно настроить регулярность постановки в по дням, неделям, месяцам и годам.

По настройкам повторений доступны три варианта:

  • Нет даты окончания — задача будет создаваться бесконечно
  • Дата окончания — задача перестанет ставиться после наступления указанной даты
  • Завершить после n повторений — задача поставится указанное количество раз

Главное правило — настраивайте регулярность, только, если действительно задача повторяется из раза в раз. Если попытаться настроить автоматизацию всех задач без разбора, потом больше времени уйдет на чистку просроченных задач и отключение автопостановки шаблонов задач.

Дополнительные настройки шаблона задач в Битрикс24

В разделе «Дополнительно» можно привязать создаваемую задачу к проекту или разделу CRM.

Пользовательские поля в задачах доступны на тарифе «Профессиональный».

Учет времени позволит включать таймер и учитывать затраченное время по задаче.

Теги можно использовать для дополнительного удобства при фильтрации задач.

Связанные задачи можно указать, если создаваемая задача будет связана с другими, уже поставленными, задачами (ни разу не пользовался в шаблонах данной опцией, даже не могу привести пример).

Сделать подзадачей — также используется для создания связей между задачами, если есть какие-то сложные, то ставить сразу с разбивкой на более мелкие (подзадачи).

Настройка прав доступа, тут всего 2 варианта:

  • Чтение — сотрудник сможет только ставить задачи по шаблону
  • Полный доступ — сотрудник сможет вносить изменения в шаблон, создавать копии и ставить задачи

Как поставить задачу по шаблону

Итак, шаблон мы создали, теперь нужно им воспользоваться.

В разделе «Шаблоны задач», выбираем нужный шаблон и нажимаем на три полосочки слева от названия шаблона и в выпадающем меню выбираем пункт «Поставить задачу по шаблону».

Также в данном меню будут перечислены все доступные варианты действий с шаблонами.

По шаблонам это все, если что-то упустил — пишите в комментарии!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *