Базовые настройки Битрикс24 обычно выполняются сразу после регистрации нового портала и в процессе работы корректируются редко.
К ним можно отнести настройку портала, которая расположена в главном меню в пункте «Настройки», настройку главного меню, настройку структуры компании, базовые настройки CRM (если вы планируете в ней работать).
В этой статье мы рассмотрим пункт «Настройки«, который расположен в главном меню.
Данный раздел отвечает за основные настройки на портале.
В главном меню ищем нужный пункт:
Настройки выполняются не сложно. Но нужно понимать, что понимается под каждой опцией.
Содержание
Настройки
Название компании — здесь мы обычно вводим название с организационно-правовой формой. Например: ООО Ромашка или ИП Нетёсов.
Название компании в логотипе — это название, которое будет отображаться у вас на портале в правом верхнем углу.
Текст кнопки «Мне нравится» до голосования — текст, который будет отображаться на кнопке лайков.
e-mail администратора — этот адрес будет указываться по умолчанию в качестве отправителя, если не настроена другая почта.
Показывать надпись «24» в логотипе компании — если отключить, то цифра 24 в левом верхнем углу пропадет. Отключение доступно только на платных тарифах.
Формат даты, Формат времени, Формат имени и Формат адреса — выбираем удобный формат отображения информации на сайте. Если не нашли нужный формат имени, выберите «Другой» и в появившемся поле пропишите в нужном порядке: #NAME# — имя, #LAST_NAME# — фамилия, #SECOND_ NAME# — отчество. Формат имени лучше выбрать исходя из того, как у вас в организации принято обращаться к коллегам
Первый день недели — задаем первый день с которого будет начинаться рабочая неделя. Он будет отображаться в календарях на портале.
Параметры рабочего времени — указываем график работы в компании.
Выходные дни недели — указываем выходные дни. Опция важная при планировании задач и работе с календарями. Чтобы выбрать несколько дней — кликните левой кнопкой мыши по нужным с нажатой клавишей Ctrl.
Выходные и праздничные дни в году — здесь перечисляем все даты, которые будут выходными (помимо стандартных — субботы и воскресенья). Вводятся они без пробелов и разделяются запятой.
Форматирование номера телефона: страна по умолчанию — выбираем страну в которой работает ваша компания
Тип вашей организации — выбираем наиболее подходящий вариант для вас вариант.
Показывать уволенных в списке сотрудников — если отключить опцию, то возможности посмотреть уволенных сотрудников в общем списке не будет. А необходимость такая иногда возникает. Например, когда нужно посмотреть историю переписки с уволенным сотрудником. Поэтому рекомендую данную возможность без необходимости не отключать. Администратор всегда может видеть уволенных сотрудников.
Просматривать документы с помощью — указываем службы, через которые будут просматриваться документы. Если затрудняетесь с выбором — оставьте «Битрикс24».
Разрешить редактировать документы… — опция включает/отключает возможность редактирования приложенных документов для всего портала в целом. Например, в сообщениях или задачах.
Автоматически подключать Диск группы при вступлении пользователя в группу — Диск группы — это папка на общем диске в которой хранятся файлы, доступные участникам группы. Опцию лучше включить, чтобы сотрудники при вступлении в группу сразу были подключены к диску группы.
Максимальное количество записей в истории документа — лимит хранимых на портале версий файла. При превышении лимита старые версии файла удаляются. Опция будет актуальна для тех компаний у кого несколько сотрудников работают на облачном диске в одном файле. Например, заполняют общий отчет в таблице. Будет очень печально, если один сотрудник случайно удалит всю информацию и сохранит изменения. В этом случае и пригодится данная опция — вы сможете восстановить файл до одной из предыдущих версий
Разрешить работу с публичными ссылками на файлы — данная опция позволяет делиться файлами с вашего диска в Битрикс24 с внешними пользователями. Если отключить будут доступны только внутренние ссылки. Возможность создавать публичные ссылки есть только на платных тарифах.
Разрешить блокировать документ для редактирования — при включении опции, несколько человек не смогут работать над документом одновременно. Это снизит риск потери данных.
Искать по содержимому документов Диска — включает возможность поиска по содержимому файлов на диске. Лучше оставить опцию включенной. Опция доступна на платных тарифах.
Разрешить адресовать «Всем» сообщения в Живой ленте — по умолчанию любой пользователь может писать сообщения в живой ленте для всех сотрудников, здесь можно либо отключить эту возможность совсем, либо указать конкретных сотрудников, кому будет доступна данная возможность.
Отображать адресацию «Всем» по умолчанию — опция означает, что все сообщения которые создаются в живой ленте будут адресованы всем сотрудникам.
Разрешать отправлять сообщения в «Общий чат» — здесь можно отключить возможность писать в общий чат либо добавить список кому разрешено писать в общий чат. Можно попробовать включить, если сотрудники начнут спамить — отключите, либо выберите отдельных сотрудников.
Включить автоматическое сообщение о новом сотруднике в общий чат и Включить автоматическое сообщение об увольнении сотрудника в общий чат — обе опции позволяют оповещать или не оповещать всех сотрудников о приеме/увольнении сотрудников в общем чате.
Включить богаты ссылки — если включить данную опцию, то ссылки будут отображаться в форме небольшого превью. Вот так это выглядит. Вот обычная ссылка, а вот она же, но богатая. Данная опция будет действовать как для внутренних ссылок, так и для внешних.
Разрешить пользователям установку приложений — галочку лучше не ставить и оставить данную возможность только администратору.
Разрешить быструю регистрацию — при включенной опции любой пользователь, зарегистрированный в Битрикс24, сможет зарегистрировать себя на любом портале битрикс24, чей адрес ему известен. Но в любом случае для завершения регистрации потребуется разрешение администратора.
Разрешить всем приглашать пользователей на портал — включенная опция дает соответствующие разрешения всем пользователям. Если Битрикс24 используется для коммерческой организации, то лучше ограничить возможности пользователей.
Включить добавление в живую ленту записи о принятии на работу нового сотрудника — аналогична опции где мы включали оповещения в общий чат.
Разрешать общение в глобальной сети Нетворк всем пользователям моего Битрикс24 — опция, позволяет сотрудникам использовать глобальную сеть Нетворк. Данная функция перестанет работать с 1 сентября 2021г.
Показывать год рождения в профиле сотрудников — включает соответствующие параметры.
Разрешить замер и показ уровня стресса в профиле сотрудников — включает/отключает возможность в мобильном приложении Битрикс24 измерять уровень стресса. Делается это с помощью стороннего сервиса, называется он Welltory.
Разрешить всем оплачивать тариф — упрощенная схема оплаты тарифа. С включенной опцией для оплаты тарифа не обязательно иметь права администратора. Это действительно удобно, рекомендую оставить.
Создавать чат о просроченной задаче на всех ее участников — после того как задача стала просроченной система автоматически создаст отдельный чат, в который будут приглашены все участники для обсуждения. По умолчанию задача создается через 15 мин после истечения срока по задаче. Если у вас много задач завершается с нарушением срока будьте осторожны с этой опцией, чтобы не увязнуть в чатах по просроченным задачам.
Собирать геолокационные данные электронных устройств пользователей портала — данная настройка используется для корректной работы мобильного приложения. Как конкретно работает, уточню позже и дополню статью.
Отслеживать статус прочтения исходящих писем — данную опцию лучше включить, тогда если получатель прочитает ваше письмо отправленное из Битрикс24, будет ставиться отметка о прочтении. Также появится возможность использовать триггер «Письмо прочитано»
Отслеживать переходы по ссылкам в исходящих письмах — позволяет использовать триггеры Битрикс24 и настроить автоматические действия, которые будут срабатывать в случае если получатель письма перейдет по ссылке в письме. Например: ваш менеджер по продажам получит уведомление о том, что клиент перешел по ссылке, и задачу — связаться с клиентом через некоторое время.
Ключ для интеграции с Yandex Maps — в данном поле указывается API-ключ для интеграции сервиса Яндекс.Карты с CRM. Потребуется, если вы планируете использовать в свойствах товара привязку к яндекс карте. Например, расположение завода-производителя товара.
Настройки безопасности
Требовать подключение двухэтапной авторизации у всех сотрудников — при включенной опции, чтобы зайти на портал сотрудникам нужно будет вводить не только пароль, но и одноразовый код, который будет приходить в приложении Bitrix OTP на смартфоне сотрудника. Также можно использовать и другие приложения для двухэтапной авторизации с алгоритмом генерации паролей по времени.
Перед настройкой OTP для сотрудников, администратор должен настроить двухэтапную авторизацию для себя
Укажите период, в течение которого все сотрудники должны будут включить двухэтапную авторизацию — указываем период, в течение которого все сотрудники должны будут включить двухэтапную авторизацию, чтобы все успели подключить себе данную опцию.
Сервисы
В данном разделе можно подключить или отключить необходимые инструменты. Перечень инструментов зависит от тарифного плана.
Перенос данных в Битрикс24 из других систем
Этот раздел поможет вам, если вы ранее использовали какие-то системы подобные Битрикс24. По этой ссылке вас перебросит с соответствующий раздел маркетплейса Битрикс24 и вы сможете подобрать подходящий для себя вариант. Если есть сомнения в своих силах или не нашли нужного варианта, лучше воспользоваться услугами партнера Битрикс24.
Логотип компании
Здесь можно загрузить логотип вашей компании. Данная опция будет доступна на всех платных тарифах.
Итог
Все настройки мы рассмотрели, если окажется, что какой-то пункт у вас отсутствует, это значит, что он не представлен на вашем текущем тарифе.
